SAP GR/IR差异：在清账前比较收货与发票
追踪采购订单项目，区分数量和价值，并解释一个简化的40差异。
本文内容
简明答案
从采购订单项目入手，核对其收货和发票接收历史，包括冲销情况。在一个简化的例子中，收到10个单位、单价20，合计200；而开票8个单位、单价相同，合计160。未匹配的2个单位在这些假设下解释了40的差异。未解释的余额需要调查；供应商付款是单独的应付款清账流程，不会自动解决GR/IR余额。
理解临时清账关系
GR/IR在收货和发票接收发生在不同时间时连接两者。剩余余额可能反映合法的时点差异，也可能是缺失或错误的文档。不要假设每个非零金额都是错误。首先弄清已经收到什么、已经开票什么，以及相关采购订单项目是否仍有进一步的收货或发票预期。
查找采购订单项目及其历史
确定正在调查的采购订单、项目、公司上下文和会计期间。阅读文档历史，而不仅仅查看单一账户总额。收集收货和发票文档，以及影响它们的任何取消或冲销。这一初步调查应是只读的。没有相关项目和文档序列的报告总额无法解释差异存在的原因。
在一致的单位下比较数量
使用以兼容单位表示的数量，并检查项目的记录收货和发票条件。收到10个单位而开票8个单位可能留下数量差异，但转换或不同的项目设置可能改变比较方式。不要推断金额差异一定证明数量不匹配。记录两个维度，以便下一个调查者可以沿用相同的文档轨迹。
通过简化差异进行演算
假设一个虚构的采购订单项目，10个单位、每个20货币单位，不含税、价格变化、退货或估值复杂因素。收到全部10个单位在此简化比较中对应200。开票8个单位对应160。相减得到40，相当于2个单位乘以20。这些数字说明了一个未匹配的收货部分；它们不是通用的日记账记账模板，也不是来自真实SAP公司的观察结果。
将价值差异与缺失数量区分开
如果收到和开票的数量一致但金额不一致，则调查记录的价格、估值和后续文档。税务、价格差异和相关配置可能影响实际记账。同样，剩余数量的预期发票可能解释临时余额，而不需要立即更正。使用证据对差异进行分类，而不要仅仅因为某个操作能让显示金额变为零就选择账户维护操作。
包含冲销和预期后续
后来被取消的收货或发票不应被视为其原始业务影响仍保持不变。将原始文档和冲销文档一起阅读，并确定它们的日期。确认是否预期进一步的交货、发票、退货或更正。在合法的后续仍未解决时关闭项目，可能会掩盖余额的原因而不是解决它。
选择授权的核对路线
SAP记录了账户维护和GR/IR核对工作流，但可用的应用程序和允许的操作取决于版本、设置和授权。在查明原因后，使用实际系统批准的路线。在移交给会计或采购时保留项目参考和解释。通用文章不应为业务原因尚未查明的余额规定记账或核销。
将供应商付款保持分开
支付供应商处理的是相关付款和清账流程下的供应商应付款。它不是采购订单项目上收货和发票接收匹配的替代手段。当有人报告发票已付款时，继续调查收货和发票历史，而不是得出GR/IR必须为零的结论。记录核对结论和任何商定的后续，而不要编造一个平衡记账。
检查清单
- 从采购订单项目入手，记录其历史。
- 比较可兼容的数量和金额。
- 包含取消和冲销。
- 确认是否仍有后续收货或发票预期。
- 在查明原因后使用授权的工作流。
适用范围
200、160和40的值使用了简化的假设。实际记账取决于估值、税务、价格差异、配置和文档历史。本指南是一个只读调查框架，并非授权清除或核销余额的依据。