SAP GR/IR अंतर: शेष राशि साफ़ करने से पहले प्राप्ति और बिल की तुलना करें
खरीद-आदेश पंक्ति को ट्रेस करें, मात्रा को मूल्य से अलग करें, और एक सरल 40 के अंतर को स्पष्ट करें।
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संक्षिप्त उत्तर
खरीद-आदेश की पंक्ति से शुरू करें और उसके भौतिक प्राप्ति तथा बिल प्राप्ति के इतिहास को उलट-पलट सहित मिलाएं। एक सरल उदाहरण में, 20 मूल्य पर 10 इकाइयों की प्राप्ति से 200 बनते हैं, जबकि उसी मूल्य पर 8 इकाइयों का बिल 160 देता है। बिना मिलाए दो इकाइयां उन मान्यताओं के अंतर्गत 40 का अंतर स्पष्ट करती हैं। स्पष्ट नहीं हुआ शेष राशि को जांच की आवश्यकता है; आपूर्तिकर्ता का भुगतान एक अलग लेनदेन-समाधान प्रक्रिया है और यह GR/IR स्वतः संतुलित नहीं करता।
अस्थायी clearing संबंध को समझें
GR/IR तब जुड़ता है जब भौतिक प्राप्ति और बिल प्राप्ति अलग-अलग समय पर होते हैं। शेष राशि एक वैध समय अंतर को दर्शा सकती है साथ ही लापता या गलत दस्तावेज़ को भी। यह मान लें कि हर शून्येतर राशि एक त्रुटि है। पहले यह स्थापित करें कि क्या प्राप्त किया गया, क्या बिल किया गया, और क्या संबंधित खरीद-आदेश पंक्ति के लिए आगे की प्राप्ति या बिल अभी भी अपेक्षित है।
खरीद-आदेश पंक्ति और उसका इतिहास खोजें
जांच की जा रही खरीद-आदेश, पंक्ति, कंपनी संदर्भ और लेखांकन अवधि की पहचान करें। केवल एक खाता कुल पर न देखकर दस्तावेज़ इतिहास पढ़ें। भौतिक प्राप्ति और बिल दस्तावेज़ तथा उन्हें प्रभावित करने वाले कोई भी रद्दीकरण या उलट-पलट एकत्र करें। यह प्रारंभिक जांच केवल पढ़ने के लिए होनी चाहिए। संबंधित पंक्ति और दस्तावेज़ अनुक्रम के बिना एक रिपोर्ट कुल यह नहीं बताता कि अंतर क्यों मौजूद है।
समान इकाइयों में मात्रा की तुलना करें
समान इकाइयों में व्यक्त मात्रा का उपयोग करें और पंक्ति की दस्तावेज़ की गई प्राप्ति और बिल शर्तों की जांच करें। दस इकाइयों की प्राप्ति और आठ बिल की गई इकाइयां मात्रा अंतर छोड़ सकती हैं, लेकिन रूपांतरण या अलग-अलग पंक्ति सेटिंग्स यह तय कर सकती हैं कि तुलना कैसे की जाए। यह निष्कर्ष निकालें कि राशि अंतर जरूरी नहीं कि मात्रा असंगति साबित करता है। दोनों आयाम रिकॉर्ड करें ताकि अगला जांचकर्ता वही दस्तावेज़ पथ अनुसरण कर सके।
एक सरल अंतर पर काम करें
मान लें कि 10 इकाइयों के लिए एक काल्पनिक खरीद-आदेश पंक्ति है, प्रत्येक 20 मुद्रा इकाइयां, बिना कर, मूल्य परिवर्तन, वापसी या मूल्यांकन जटिलताओं के। सभी 10 की प्राप्ति इस सरल तुलना में 200 के अनुरूप है। 8 का बिल 160 के अनुरूप है। घटाने पर 40 मिलता है, जो 20 पर दो इकाइयों से मेल खाता है। ये संख्याएं एक बिना मिलाए प्राप्ति हिस्से को दर्शाती हैं; ये सार्वभौमिक जर्नल-पोस्टिंग टेम्पलेट या किसी लाइव SAP कंपनी के अवलोकन नहीं हैं।
मूल्य अंतरों को अनुपस्थित मात्रा से अलग करें
यदि प्राप्त और बिल की गई मात्राएं मेल खाती हैं लेकिन राशियां नहीं, तो दस्तावेज़ीकृत कीमतों, मूल्यांकन और बाद के दस्तावेज़ों की जांच करें। कर, कीमत अंतर और संबंधित कॉन्फ़िगरेशन वास्तविक पोस्टिंग को प्रभावित कर सकते हैं। इसी तरह, शेष मात्रा के लिए एक अपेक्षित बिल एक अस्थायी शेष की व्याख्या कर सकता है बिना तत्काल सुधार की आवश्यकता के। विसंगति को उसके साक्ष्य का उपयोग करके वर्गीकृत करें, केवल इसलिए कि यह प्रदर्शित राशि को शून्य बनाता है इसलिए किसी खाता-रखरखाव कार्रवाई का चयन न करें।
उलटाव और अपेक्षित अनुवर्ती को शामिल करें
एक रसीद या बिल जो बाद में रद्द किया गया था, उसे इस प्रकार नहीं मानना चाहिए कि उसका मूल व्यावसायिक प्रभाव अभी भी अपरिवर्तित है। मूल और उलटाव दस्तावेज़ों को एक साथ पढ़ें और उनकी तारीखें निर्धारित करें। पुष्टि करें कि क्या कोई आगे डिलीवरी, बिल, रिटर्न या सुधार अपेक्षित है। एक वैध अनुवर्ती बाकी रहने पर किसी आइटम को बंद करने से शेष का कारण छिप सकता है, न कि उसे हल किया जा सकता है।
एक अधिकृत मेलान मार्ग चुनें
SAP खाता-रखरखाव और GR/IR मेलान वर्कफ़्लो के दस्तावेज़ बनाता है, लेकिन उपलब्ध अनुप्रयोग और अनुमत कार्रवाइयां संस्करण, सेटअप और प्राधिकरण पर निर्भर करती हैं। कारण की पहचान करने के बाद वास्तविक प्रणाली के लिए अनुमोदित मार्ग का उपयोग करें। लेखा या खरीद तक सौंपते समय आइटम संदर्भों और व्याख्या को बनाए रखें। एक सामान्य लेख को उस शेष के लिए पोस्टिंग या रद्द करने की सलाह नहीं देनी चाहिए जिसका व्यावसायिक कारण स्थापित नहीं किया गया है।
आपूर्तिकर्ता भुगतान को अलग रखें
आपूर्तिकर्ता को भुगतान करने से संबंधित भुगतान और क्लियरिंग प्रक्रिया के तहत आपूर्तिकर्ता देय राशि संबोधित होती है। यह खरीद-आदेश आइटम पर माल प्राप्ति और बिल प्राप्ति के मिलान का विकल्प नहीं है। जब कोई कहता है कि बिल पहले ही भुगतान किया जा चुका है, तो यह निष्कर्ष निकालने के बजाय कि GR/IR शून्य होना चाहिए, प्राप्ति और बिल इतिहास की जांच जारी रखें। कोई संतुलन पोस्टिंग गढ़े बिना मेलान निष्कर्ष और किसी भी सहमत अनुवर्ती को रिकॉर्ड करें।
क्या जाँचें
- खरीद-आदेश की पंक्ति से शुरू करें और दस्तावेज़ इतिहास लिखें।
- संगत मात्रा और राशि की तुलना करें।
- रद्दीकरण और उलट-पलट शामिल करें।
- पुष्टि करें कि क्या आगे की प्राप्ति या बिल अपेक्षित है।
- कारण स्थापित करने के बाद अधिकृत कार्यप्रवाह का उपयोग करें।
उपयोग की सीमाएँ
200, 160 और 40 मान सरल काल्पनिक मान्यताओं पर आधारित हैं। वास्तविक पोस्टिंग मूल्यांकन, कर, मूल्य अंतर, कॉन्फ़िगरेशन और दस्तावेज़ इतिहास पर निर्भर करती है। यह गाइड केवल पढ़ने के लिए जांच ढांचा है, शेष राशि साफ़ करने या अपलिखने की अनुमति नहीं है।