Разницы SAP GR/IR: сравнивайте приемы и счета перед закрытием остатка
Проследите позицию заказа на покупку, различайте количество и стоимость и объясните упрощенную разницу в 40 единиц.
В этом материале
Короткий ответ
Начните с позиции заказа на покупку и сверите историю приемов товара и поступлений счетов, включая отмены. В упрощенном примере прием 10 единиц по 20 дает 200, а счет на 8 единиц по той же цене дает 160. Несопоставленные две единицы объясняют разницу в 40 при этих допущениях. Невыясненный остаток требует проверки; оплата поставщика - это отдельный процесс погашения кредиторской задолженности и не приравнивается к автоматическому устранению разницы GR/IR.
Поймите временные отношения взаимозачетов
GR/IR связывает прием товара и поступление счета, когда эти события происходят в разное время. Оставшийся остаток может отражать законную временную разницу, а также отсутствующий или неверный документ. Не предполагайте, что любая ненулевая сумма является ошибкой. Сначала выясните, что было получено, что было зафиксировано по счету, и ожидается ли дальнейший прием или счет по соответствующей позиции заказа на покупку.
Найдите позицию заказа на покупку и ее историю
Определите заказ на покупку, позицию, контекст компании и учетный период, которые вы проверяете. Изучайте историю документов, а не только итоговую сумму по счету. Соберите документы приема товара и счета, а также любые отмены или откаты, влияющие на них. Эта первоначальная проверка должна быть только чтением. Итог по отчету без связанной позиции и последовательности документов не объясняет, почему существует разница.
Сравнивайте количества в согласованных единицах
Используйте количества в совместимых единицах и проверьте зафиксированные условия приема и счета по позиции. Десять полученных единиц и восемь зафиксированных по счету могут оставить разницу в количестве, но преобразования или иные настройки позиции могут изменить способ сравнения. Не делайте вывод, что разница в сумме обязательно доказывает несовпадение количества. Зафиксируйте оба измерения, чтобы следующий проверяющий мог следовать по той же цепочке документов.
Разберите упрощенную разницу
Допустим гипотетическую позицию заказа на покупку на 10 единиц по 20 денежных единиц каждая, без учета налогов, изменений цен, возвратов или усложнений оценки. Прием всех 10 единиц соответствует 200 в этом упрощенном сравнении. Счет на 8 единиц соответствует 160. Вычитание дает 40, что совпадает с двумя единицами по 20. Эти числа иллюстрируют несопоставленную часть приема; это не универсальный шаблон проводок и не наблюдения из работающей системы SAP.
Отделяйте разницу в стоимости от отсутствующих количеств
Если количества приема и счета совпадают, но суммы не совпадают, проверьте зафиксированные цены, оценку и последующие документы. Налоги, разницы в ценах и соответствующая настройка могут влиять на фактические проводки. Точно так же ожидаемый счет за оставшееся количество может объяснить временный остаток без необходимости немедленной корректировки. Классифицируйте расхождение по его доказательствам, а не выбирайте действие по поддержанию счета только потому, что это обнуляет отображаемую сумму.
Учитывайте откаты и ожидаемые последующие события
Прием или счет, которые позже были отменены, не должны рассматриваться так, будто их первоначальный бизнес-эффект остается неизменным. Изучайте оригинальные и откатные документы вместе и фиксируйте их даты. Подтвердите, ожидается ли дальнейшая поставка, счет, возврат или корректировка. Закрытие позиции при наличии законного последующего события может скрыть причину остатка, а не устранить ее.
Выберите утвержденный маршрут согласования
SAP документирует приложения для поддержания счетов и согласования GR/IR, но доступные приложения и разрешенные действия зависят от издания, настройки и прав доступа. Используйте маршрут, утвержденный для фактической системы, после выяснения причины. Сохраняйте ссылки на позиции и пояснение при передаче в бухгалтерию или закупки. Общая статья не должна предписывать проводку или списание для остатка, бизнес-причина которого не выяснена.
Сохраняйте оплату поставщика отдельно
Оплата поставщика касается кредиторской задолженности в рамках соответствующего процесса платежа и взаимозачета. Это не замена сопоставления приема товара и поступления счета по позиции заказа на покупку. Когда кто-то сообщает, что счет уже оплачен, продолжайте проверять историю приема и счета, а не делать вывод, что GR/IR должен быть нулевым. Зафиксируйте вывод согласования и любое согласованное последующее действие, не выдумывая компенсирующую проводку.
Что проверить
- Начните с позиции заказа на покупку и зафиксируйте историю документов.
- Сравнивайте совместимые количества и суммы.
- Учитывайте отмены и откаты.
- Подтвердите, ожидаются ли дальнейшие приемы или счета.
- Используйте утвержденный рабочий процесс после выяснения причины.
Границы применения
Значения 200, 160 и 40 основаны на упрощенных гипотетических допущениях. Фактические проводки зависят от оценки, налогов, разниц в ценах, конфигурации и истории документов. Это руководство представляет собой только рамки проверки без права на списание или устранение остатка.