SAP GR/IR-Differenzen: Wareneingang und Rechnungseingang vor dem Abgleich vergleichen
Verfolgen Sie den Einkaufsauftragsartikel, trennen Sie Menge von Wert und erklären Sie eine vereinfachte Differenz von 40.
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Die kurze Antwort
Beginnen Sie mit dem Einkaufsauftragsartikel und gleichen Sie dessen Wareneingangs- und Rechnungseingangshistorie aus, einschließlich Stornierungen. In einem vereinfachten Beispiel bedeutet der Empfang von 10 Stück zu je 20 einen Wert von 200, während die Rechnung über 8 Stück zum gleichen Wert 160 ergibt. Die nicht abgeglichenen zwei Stück erklären unter diesen Annahmen eine Differenz von 40. Ein nicht erklärter Saldo erfordert eine Untersuchung; die Lieferantenbegleichung ist ein separater Zahlungsklärungsprozess und löst den GR/IR-Saldo nicht automatisch.
Verstehen Sie die temporäre Abgleichbeziehung
GR/IR verbindet den Wareneingang und den Rechnungseingang, wenn diese Ereignisse zu unterschiedlichen Zeiten stattfinden. Ein verbleibender Saldo kann ein legitimer Zeitunterschied sowie ein fehlendes oder falsches Dokument widerspiegeln. Nehmen Sie nicht an, dass jeder von Null verschiedene Betrag ein Fehler ist. Stellen Sie zunächst fest, was erhalten wurde, was rechnungsmäßig erfasst wurde und ob für den betreffenden Einkaufsauftragsartikel noch ein weiterer Wareneingang oder eine weitere Rechnung erwartet wird.
Finden Sie den Einkaufsauftragsartikel und seine Historie
Identifizieren Sie den Einkaufsauftrag, den Artikel, den Unternehmenskontext und den zu untersuchenden Buchungszeitraum. Lesen Sie die Dokumentenhistorie, anstatt nur auf eine einzelne Kontensumme zu blicken. Sammeln Sie die Wareneingangs- und Rechnungsdokumente sowie alle Stornierungen oder Widerrufe, die sie betreffen. Diese erste Untersuchung sollte nur lesend sein. Eine Berichtssumme ohne den zugehörigen Artikel und die Dokumentenfolge erklärt nicht, warum der Unterschied besteht.
Vergleichen Sie Mengen unter konsistenten Einheiten
Verwenden Sie Mengen, die in kompatiblen Einheiten ausgedrückt sind, und prüfen Sie die dokumentierten Empfangs- und Rechnungsbedingungen des Artikels. Zehn empfangene Stück und acht rechnungsmäßig erfasste Stück können eine Mengendifferenz hinterlassen, aber Umrechnungen oder unterschiedliche Artikel-Einstellungen können beeinflussen, wie der Vergleich vorgenommen werden sollte. Folgern Sie nicht, dass eine Betragsdifferenz zwangsläufig eine Mengenfehlanpassung beweist. Dokumentieren Sie beide Dimensionen, damit der nächste Untersucher die gleiche Dokumentenspur nachverfolgen kann.
Arbeiten Sie eine vereinfachte Differenz durch
Nehmen Sie einen hypothetischen Einkaufsauftragsartikel für 10 Stück zu je 20 Währungseinheiten an, ohne Steuern, Preisänderungen, Rückgaben oder Bewertungskomplikationen. Der Empfang aller 10 Stück entspricht in diesem vereinfachten Vergleich 200. Eine Rechnung über 8 Stück entspricht 160. Die Subtraktion ergibt 40, was zwei Stück zu je 20 entspricht. Diese Zahlen veranschaulichen einen nicht abgeglichenen Empfangsanteil; sie sind kein universelles Buchungsschema und keine Beobachtungen aus einer produktiven SAP-Instanz.
Trennen Sie Wertdifferenzen von fehlenden Mengen
Wenn die empfangenen und rechnungsmäßig erfassten Mengen übereinstimmen, die Beträge jedoch nicht, untersuchen Sie die dokumentierten Preise, die Bewertung und nachfolgende Dokumente. Steuern, Preisdifferenzen und relevante Konfigurationen können tatsächliche Buchungen beeinflussen. Ebenso kann eine erwartete Rechnung für die verbleibende Menge einen temporären Saldo erklären, ohne dass sofortige Korrektur erforderlich ist. Klassifizieren Sie die Diskrepanz anhand ihrer Beweise, statt allein deshalb eine Kontenpflegeaktion zu wählen, weil sie den angezeigten Betrag auf Null bringt.
Schließen Sie Widerrufe und erwartete Nachfolge ein
Ein Wareneingang oder eine Rechnung, die später storniert wurde, sollte nicht so behandelt werden, als ob deren ursprüngliche geschäftliche Wirkung unverändert weiterbesteht. Lesen Sie die Original- und Widerruf-Dokumente gemeinsam und ermitteln Sie deren Daten. Bestätigen Sie, ob eine weitere Lieferung, Rechnung, Rückgabe oder Korrektur erwartet wird. Ein Artikel zu schließen, während eine legitime Nachfolge noch offen ist, kann den Grund für den Saldo verbergen statt ihn zu lösen.
Wählen Sie einen autorisierten Abgleichsweg
SAP dokumentiert Kontenpflege- und GR/IR-Abgleich-Workflows, aber die verfügbaren Anwendungen und erlaubten Aktionen hängen von Edition, Setup und Autorisierung ab. Verwenden Sie nach der Ursachenermittlung den für das tatsächliche System genehmigten Weg. Behalten Sie die Artikelreferenzen und die Erläuterung bei, wenn Sie an Buchhaltung oder Einkauf übergeben. Ein allgemeiner Artikel sollte keine Buchung oder Abschreibung für einen Saldo vorgeben, dessen geschäftlicher Grund nicht festgestellt wurde.
Halten Sie die Lieferantenbegleichung getrennt
Die Zahlung an den Lieferanten behandelt die Lieferantenverbindlichkeit im Rahmen des relevanten Zahlungs- und Klärungsprozesses. Sie ist kein Ersatz für das Abgleichen von Wareneingang und Rechnungseingang am Einkaufsauftragsartikel. Wenn jemand meldet, dass die Rechnung bereits bezahlt wurde, setzen Sie die Untersuchung der Empfangs- und Rechnungshistorie fort, statt zu schließen, dass GR/IR zwingend Null sein muss. Dokumentieren Sie das Abgleichsergebnis und etwaige abgemessene Nachfolge ohne eine ausdenkende Ausgleichsbuchung.
Was Sie prüfen sollten
- Beginnen Sie mit dem Einkaufsauftragsartikel und dokumentieren Sie die Historie.
- Vergleichen Sie kompatible Mengen und Beträge.
- Schließen Sie Stornierungen und Widerrufe ein.
- Bestätigen Sie, ob weitere Wareneingänge oder Rechnungen erwartet werden.
- Verwenden Sie nach der Ursachenermittlung einen autorisierten Workflow.
Geltungsbereich
Die Werte 200, 160 und 40 basieren auf vereinfachten hypothetischen Annahmen. Tatsächliche Buchungen hängen von Bewertung, Steuern, Preisdifferenzen, Konfiguration und Dokumentenhistorie ab. Dieser Leitfaden ist ein lesebezogener Untersuchungsrahmen, keine Autorisierung zum Abgleichen oder Abschreiben eines Saldos.