SAP S/4HANA में FI जर्नल प्रविष्टियों और MM आपूर्तिकर्ता बिलों के लिए सुधार मार्ग

स्रोत मॉड्यूल की पहचान करें

प्रारंभिक चरण गलत प्रविष्टि के मूल मॉड्यूल का निर्धारण करना है। एक वित्तीय जर्नल प्रविष्टि वित्तीय लेखांकन (FI) मॉड्यूल के भीतर उत्पन्न होती है। इसके विपरीत, एक आपूर्तिकर्ता बिल सुधार लॉजिस्टिक्स बिल सत्यापन से उत्पन्न होता है, जो सामग्री प्रबंधन (MM) मॉड्यूल का घटक है। स्रोत मॉड्यूल को समझना महत्वपूर्ण है क्योंकि सुधार प्रक्रियाएँ काफी भिन्न होती हैं। प्रदान की गई SAP अध्ययन सामग्री FI के भीतर डॉक्यूमेंट रिवर्सल के लिए अलग कॉन्फ़िगरेशन पथ और MM के भीतर क्रेडिट मेमो और रिवर्सल के प्रबंधन को उजागर करती है।

दो काल्पनिक परिदृश्यों में, गलत खाते में पोस्ट की गई एक FI प्रविष्टि लागू FI रिवर्सल और सुधरी-प्रविष्टि प्रक्रिया का अनुसरण करती है, जबकि गलत तरीके से दर्ज किया गया एक MM आपूर्तिकर्ता बिल लॉजिस्टिक्स बिल सत्यापन के माध्यम से रद्द किया जाता है। मूल लॉजिस्टिक्स प्रक्रिया को रिवर्स करने के लिए FI में उसके लेखांकन डॉक्यूमेंट के सुधार का सार्वभौमिक विकल्प के रूप में उपयोग न करें।

व्यापारिक क्रेडिट और त्रुटिपूर्ण प्रविष्टि के बीच अंतर स्पष्ट करें

एक वैध व्यापारिक क्रेडिट और रिवर्सल की आवश्यकता वाली मौलिक लेखांकन त्रुटि के बीच अंतर स्पष्ट करना महत्वपूर्ण है। एक व्यापारिक क्रेडिट एक अतिरिक्त भुगतान या देय राशि में कमी का प्रतिनिधित्व करता है, जो आमतौर पर एक वापसी या छूट का परिणाम होता है। दूसरी ओर, रिवर्सल एक गलत पोस्टिंग को संबोधित करता है - लेखांकन रिकॉर्ड में एक मौलिक त्रुटि। SAP अध्ययन सामग्री इस अंतर को जोर देती हैं, विशेष रूप से डॉक्यूमेंट रिवर्सल कॉन्फ़िगरेशन के संदर्भ में।

एक परिदृश्य पर विचार करें जहाँ एक ग्राहक को क्षतिग्रस्त उत्पाद मिलता है और उसे रिफंड के लिए वापस करता है। यह एक व्यापारिक क्रेडिट बनाता है। हालाँकि, यदि रिफंड गलत खाते पर लागू किया गया था, तो लेखांकन को सुधारने के लिए एक रिवर्सल आवश्यक है। एक व्यापारिक क्रेडिट के लिए क्रेडिट मेमो का उपयोग उचित है, जबकि एक लेखांकन त्रुटि को सुधारने के लिए रिवर्सल आवश्यक है।

एक वित्तीय जर्नल रिवर्सल की जाँच करें

एक वित्तीय जर्नल रिवर्सल एक पूर्व-पोस्ट की गई लेनदेन को पूर्ववत करने से संबंधित है। यह आमतौर पर SAP में 'डॉक्यूमेंट रिवर्स' फ़ंक्शन के माध्यम से किया जाता है। प्रणाली स्वचालित रूप से एक व्युत्क्रम पोस्टिंग बनाती है, जो प्रभावी रूप से मूल प्रविष्टि को रद्द कर देती है। रिवर्सल का उद्देश्य स्पष्ट करने के लिए रिवर्सल कारण प्रदान किया जाना चाहिए। SAP दस्तावेज़ीकरण में उल्लेख के अनुसार, स्पष्ट की गई आइटमों को सीधे रिवर्स नहीं किया जा सकता; उन्हें पहले रीसेट करना आवश्यक है।

एक रिवर्सल मूल प्रविष्टि के प्रभाव को समाप्त करता है; यह असंबंधित बाद के लेनदेन को पूर्ववत नहीं करता। एक सामान्य रिवर्सल डेबिट और क्रेडिट लेनदेन आँकड़ों को बढ़ाता है, जबकि एक अनुमत नकारात्मक पोस्टिंग गलत पोस्टिंग से संबंधित आँकड़ों को कम करता है। नकारात्मक पोस्टिंग के लिए कंपनी-कोड अनुमति और एक उचित रिवर्सल कारण आवश्यक है। यह वैकल्पिक है और इसे सामान्य रूप से संतुलन परिवर्तनों को रोकने वाले के रूप में वर्णित नहीं किया जाना चाहिए।

एक MM बिल रिवर्सल की जाँच करें

जब एक MM बिल लॉजिस्टिक्स बिल सत्यापन के माध्यम से रद्द किया जाता है, तो प्रणाली उसके बिल डेटा का उपयोग करके एक क्रेडिट मेमो बनाती है। एक क्रेडिट मेमो को रद्द करने से एक बिल बनता है। पूर्ण रद्दीकरण और केवल एक बिल के आंशिक भाग के लिए मैन्युअल रूप से दर्ज किया गया क्रेडिट मेमो इसलिए अलग व्यापारिक कार्यों का उत्तर देते हैं।

एक रद्दीकरण यह गारंटी नहीं देता कि हर ऐतिहासिक खाता गतिविधि व्युत्क्रम में पुनरुत्पन्न की जाएगी। उदाहरण के लिए, एक गतिमान-मूल्य-मूल्य वाली सामग्री के लिए बदली हुई स्टॉक कवरेज एक मूल्य विचलन को अलग तरीके से पोस्ट करने का कारण बन सकता है। SAP पाठन भी नोट करता है कि FI डॉक्यूमेंट पंक्तियाँ MM बिल रद्दीकरण द्वारा स्वचालित रूप से स्पष्ट नहीं होतीं। परिणामी डॉक्यूमेंट और लागू अनुवर्ती प्रक्रिया की समीक्षा करें।

दो सुधार परिदृश्यों का अनुसरण

परिदृश्य 1: एक वित्तीय जर्नल प्रविष्टि गलत खाते में पोस्ट की जाती है। सुधार मार्ग में मूल प्रविष्टि को उलटना और फिर सुधरी हुई प्रविष्टि पोस्ट करना शामिल है।

परिदृश्य 2: एक आपूर्तिकर्ता बिल गलत तरीके से दर्ज किया जाता है। सुधार मार्ग लॉजिस्टिक्स इनवॉइस वेरिफिकेशन में शुरू होता है, जहाँ बिल उलटने से एक संबंधित क्रेडिट मेमो बनता है।

दोनों मामलों में, मूल सिद्धांत गलत लेनदेन को पूर्ववत करना और उसके स्थान पर सही लेनदेन को पोस्ट करना है। विशिष्ट चरण मूल मॉड्यूल और त्रुटि की प्रकृति के आधार पर भिन्न होते हैं।

साफ़-किए गए आइटम की पूर्वपिक्षाओं की जाँच करें

साफ़-किए गए आइटम वाला दस्तावेज़ साधारण FI दस्तावेज़-उलटने के मार्ग से सीधे उलटा नहीं किया जा सकता। पहले लागू क्लियरिंग-रीसेट प्रक्रिया की जाँच करें। क्लियरिंग रीसेट करने से क्लियरिंग असाइनमेंट या स्थिति बदलती है; यह मूल लेखांकन आइटम को हटाता नहीं है या उनका इतिहास मिटाता नहीं है।

क्लियरिंग दस्तावेज़, संबंधित भुगतान, अधिकार और कॉन्फ़िगर किए गए सुधार प्रक्रिया यह निर्धारित करते हैं कि कौन से कार्य उचित हैं। संदर्भों को सुरक्षित रखें और परिणामी खुले आइटम की समीक्षा करें। इसे एक निदान पूर्वपिक्षा के रूप में Treat करें, न कि क्लियरिंग रीसेट करने या भुगतान को बिना सोचे-समझे उलटने के निर्देश के रूप में।

संदर्भ और ऑडिट ट्रेल को सुरक्षित रखें

वित्तीय लेनदेन को सुधारते समय पूर्ण ऑडिट ट्रेल बनाए रखना अत्यंत महत्वपूर्ण है। सभी उलटने और सुधार गतिविधियों को सावधानीपूर्वक दस्तावेज़ किया जाना चाहिए, जिसमें सुधार का कारण, सुधार की तिथि और शामिल व्यक्तियाँ शामिल हैं। मूल लेनदेन के संदर्भों को सुरक्षित रखने से ट्रेसेबिलिटी और जवाबदेही सुनिश्चित होती है।

यह ऑडिट ट्रेल अनुपालन और आंतरिक नियंत्रण के लिए महत्वपूर्ण है, जो किसी भी असंगतता या त्रुटि की जाँच की अनुमति देता है।

उत्पाद-विशिष्ट सुधार नियमों का सम्मान करें

SAP S/4HANA विभिन्न उत्पाद कॉन्फ़िगरेशन और अनुकूलन प्रदान करता है, जिनमें से प्रत्येक के संभावित रूप से अनोखे सुधार नियम हो सकते हैं। यह समझना और इन उत्पाद-विशिष्ट नियमों का सम्मान करना आवश्यक है ताकि सुधार प्रक्रिया सही तरीके से की जा सके। ये नियम अनुमत उलटने की विधियों, आवश्यक दस्तावेज़ीकरण या अनुमत पोस्टिंग अवधियों को निर्धारित कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, कुछ उत्पाद संस्करणों में नकारात्मक पोस्टिंग पर प्रतिबंध हो सकते हैं या विशिष्ट उलटने के कारणों की आवश्यकता हो सकती है।