SAP S/4HANA Korrekturwege für FI-Buchungseinträge und MM-Lieferantenrechnungen
Dieses Dokument beschreibt die geeigneten Korrekturwege für Finanzbuchungsbuchungseinträge im Vergleich zu Lieferantenrechnungs-Korrekturen innerhalb von SAP S/4HANA, betont Kehrung, Gutschrifts und geklärte Positionen und vermeidet allgemeine Ratschläge über Module hinweg.
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Die kurze Antwort
Wählen Sie den Korrekturweg aus dem ursprünglichen Prozess. Ein fehlerhafter FI-Buchungseintrag kann eine entsprechende Dokumentenkehrbuchung und eine korrigierte Buchung erfordern. Eine MM-Rechnungsstornierung beginnt in der Logistik-Rechnungsverifizierung und erstellt eine entsprechende Gutschrift; eine teilweise Geschäftsgutschrift ist ein anderer Vorgang. Prüfen Sie den Klarstellungsstatus, den Kehrgrund, die zulässigen Daten und die Berechtigung, bevor Sie handeln. Normale und negative Kehrungen unterscheiden sich in den Transaktionszahlen, nicht darin, ob der ursprüngliche Buchungsfehler korrigiert werden muss. Edition und Konfiguration des Geschäftsbereichs bestimmen die verfügbaren Funktionen.
Quellmodul identifizieren
Der erste Schritt besteht darin, das ursprüngliche Modul für den fehlerhaften Eintrag zu bestimmen. Ein Finanzbuchungsbuchungseintrag entsteht im Modul Finanzbuchhaltung (FI). Ein Lieferantenrechnungsfehler hingegen entsteht in der Logistik-Rechnungsverifizierung, einem Bestandteil des Materials Management (MM). Das Verständnis des Quellmoduls ist entscheidend, weil die Korrekturverfahren erheblich differieren. Die bereitgestellten SAP-Lernmaterialien heben die unterschiedlichen Konfigurationspfade für die Dokumentenkehrbuchung in FI und die Handhabung von Gutschrifts und Kehrungen in MM hervor.
In zwei hypothetischen Szenarien folgt ein FI-Eintrag, der auf dem falschen Konto gebucht wurde, dem zutreffenden FI-Kehr- und Korrekturverfahren, während eine fehlerhaft erfasste MM-Lieferantenrechnung durch die Logistik-Rechnungsverifizierung storniert wird. Verwenden Sie die FI-Korrektur des Buchungsdokuments nicht als universellen Ersatz für die Kehrung des ursprünglichen Logistikprozesses.
Geschäftsgutschrift von fehlerhaftem Eintrag unterscheiden
Es ist entscheidend, zwischen einer legitimen Geschäftsgutschrift und einem grundlegenden Buchungsfehler, der eine Kehrung erfordert, zu unterscheiden. Eine Geschäftsgutschrift stellt eine Überzahlung oder eine Reduzierung des geschuldeten Betrags dar, typischerweise infolge einer Rücksendung oder eines Rabatts. Eine Kehrung befasst sich hingegen mit einer falschen Buchung, einem grundlegenden Fehler in den Buchungsunterlagen. Die SAP-Lernmaterialien betonen diese Unterscheidung, insbesondere im Kontext der Dokumentenkehrbuchungs-Konfiguration.
Betrachten Sie ein Szenario, in dem ein Kunde ein beschädigtes Produkt erhält und es zur Erstattung zurücksendet. Dies erzeugt eine Geschäftsgutschrift. Wenn jedoch die Erstattung fälschlich auf das falsche Konto angewendet wurde, ist eine Kehrung erforderlich, um die Buchung zu korrigieren. Die Verwendung einer Gutschrift für eine Geschäftsgutschrift ist angemessen, während eine Kehrung zur Korrektur eines Buchungsfehlers erforderlich ist.
FI-Kehrung prüfen
Eine FI-Kehrung beinhaltet das Aufheben einer zuvor gebuchten Transaktion. Dies erfolgt typischerweise über die Funktion Dokument keeren in SAP. Das System erstellt automatisch eine inverse Buchung, wodurch der ursprüngliche Eintrag effektiv annulliert wird. Der Kehrgrund muss angegeben werden, um den Zweck der Kehrung zu erklären. Wie in der SAP-Dokumentation angemerkt, können geklärte Positionen nicht direkt gekehrt werden; sie müssen zunächst zurückgesetzt werden.
Eine Kehrung gleicht die Wirkung des ursprünglichen Eintrags aus; sie hebt nicht unabhängige spätere Transaktionen auf. Eine normale Kehrung erhöht die Debit- und Kredit-Transaktionszahlen, während eine zulässige negative Buchung die mit dem fehlerhaften Eintrag verbundenen Zahlen reduziert. Negative Buchung erfordert eine Genehmigung des Geschäftsbereichs und einen angemessenen Kehrgrund. Sie ist optional und sollte nicht als Verhinderung von Saldänderungen im Allgemeinen beschrieben werden.
MM-Rechnungskehrung prüfen
Wenn eine MM-Rechnung durch die Logistik-Rechnungsverifizierung storniert wird, erstellt das System eine Gutschrift unter Verwendung ihrer Rechnungsdaten. Das Stornieren einer Gutschrift erstellt eine Rechnung. Eine vollständige Stornierung und eine manuell erfasste Gutschrift nur für einen Teil einer Rechnung beantworten daher unterschiedliche Geschäftstasks.
Eine Stornierung garantiert nicht, dass jede historische Kontenbewegung in umgekehrter Reihenfolge reproduziert wird. Beispielsweise kann sich eine geänderte Lagerbedeckung für ein Material mit bewegendem Durchschnittspreis so auswirken, dass eine Preisabweichung anders gebucht wird. Die SAP-Lektion weist zudem darauf hin, dass FI-Dokumentenzeilen durch die MM-Rechnungsstornierung nicht automatisch geklärt werden. Überprüfen Sie die resultierenden Dokumente und den zutreffenden Folgevorgang.
Zwei Korrekturszenarien nachverfolgen
Szenario 1: Ein FI-Buchungseintrag wird auf dem falschen Konto gebucht. Der Korrekturweg beinhaltet die Kehrung des ursprünglichen Eintrags und anschließend die Buchung einer korrigierten Version. Szenario 2: Eine Lieferantenrechnung wird fehlerhaft erfasst. Der Korrekturweg beginnt in der Logistik-Rechnungsverifizierung, wo die Rechnungskehrung eine entsprechende Gutschrift erstellt.
In beiden Fällen ist das zugrundeliegende Prinzip, die fehlerhafte Transaktion aufzuheben und durch eine korrekte zu ersetzen. Die spezifischen Schritte unterscheiden sich basierend auf dem ursprünglichen Modul und der Art des Fehlers.
Voraussetzungen für geklärte Positionen prüfen
Ein Dokument mit geklärten Positionen kann nicht einfach über den gewöhnlichen FI-Dokumentenkehrweg gekehrt werden. Prüfen Sie zuerst den zutreffenden Klarstellung-Rücksetzprozess. Das Zurücksetzen der Klarstellung ändert die Klarstellungs-Zuordnung oder den Status; es löscht nicht die ursprünglichen Buchungspositionen oder löscht deren Verlauf.
Das Klarstellungsdokument, zugehörige Zahlungen, Berechtigungen und der konfigurierte Korrekturprozess bestimmen, welche Aktionen angemessen sind. Bewahren Sie Verweise auf und überprüfen Sie die resultierenden offenen Positionen. Behandeln Sie dies als diagnostische Voraussetzung, nicht als Anweisung, die Klarstellung zurückzusetzen oder eine Zahlung unüberlegt zu kehren.
Verweise und Prüfspur bewahren
Das Bewahren einer vollständigen Prüfspur ist bei der Korrektur von Finanztransaktionen von größter Bedeutung. Alle Kehrungs- und Korrekturaktivitäten sollten sorgfältig dokumentiert werden, einschließlich des Grundes für die Korrektur, des Datums der Korrektur und der beteiligten Personen. Das Bewahren von Verweisen auf die ursprüngliche Transaktion stellt Rückverfolgbarkeit und Rechenschaftspflicht sicher.
Diese Prüfspur ist entscheidend für Compliance und interne Kontrollen und ermöglicht die Untersuchung von Abweichungen oder Fehlern.
Produktspezifische Korrekturregeln beachten
SAP S/4HANA bietet verschiedene Produktkonfigurationen und Anpassungen, die jeweils potenziell einzigartige Korrekturregeln aufweisen. Es ist wesentlich, diese produktspezifischen Regeln zu verstehen und zu beachten, um sicherzustellen, dass der Korrekturprozess korrekt durchgeführt wird. Diese Regeln können die zulässigen Kehrungsmethoden, die erforderliche Dokumentation oder die zulässigen Buchungsperioden vorschreiben.
Beispielsweise können bestimmte Produktausgaben Einschränkungen bei der negativen Buchung haben oder spezifische Kehrgründe erfordern.
Was Sie prüfen sollten
- Überprüfen Sie das ursprüngliche Modul des fehlerhaften Eintrags.
- Unterscheiden Sie zwischen einer Geschäftsgutschrift und einem fehlerhaften Eintrag.
- Bei einem FI-Fehler prüfen Sie, ob der zutreffende Kehr- und Korrekturweg zulässig ist.
- Unterscheiden Sie die vollständige MM-Rechnungsstornierung von einer manuell erfassten teilweisen Gutschrift.
- Prüfen Sie, ob die Klarstellung zurückgesetzt werden muss, bevor das Dokument gekehrt wird; löschen Sie die ursprünglichen Positionen nicht.
- Prüfen Sie die Vollständigkeit der Prüfspur.
- Beachten Sie produktspezifische Korrekturregeln.
- Stellen Sie sicher, dass der richtige Kehrgrund angegeben wird.
Geltungsbereich
Dieser Leitfaden trennt FI-Korrektur- und MM-Rechnungsstornierungsaufgaben; er ist kein universelles Konfigurationsverfahren. Edition, Einstellungen des Geschäftsbereichs, Buchungsperioden und Berechtigungen bestimmen den verfügbaren Weg. Negative Buchung ist optional. MM-Rechnungsstornierung kann unterschiedliche Kontenbewegungen erzeugen, wenn Bewertungsbedingungen geändert wurden, und klärt die FI-Positionen nicht automatisch. Die beiden Szenarien sind hypothetisch, keine ausgeführten Systemtests.