Voies de correction SAP S/4HANA pour les écritures journalières FI et les factures fournisseurs MM
Ce document décrit les voies de correction appropriées pour les écritures journalières financières et les corrections de factures fournisseurs dans SAP S/4HANA, en soulignant la réversibilité, les mémoires de crédit et les lignes régularisées, et en évitant les conseils généraux entre modules.
Dans ce guide
La réponse courte
Choisissez la voie de correction en fonction du processus d'origine. Une écriture journalière FI incorrecte peut nécessiter sa réversibilité applicable et une nouvelle écriture corrigée. Une annulation de facture MM débute dans la vérification des factures logistiques et crée un mémo de crédit correspondant ; un crédit commercial partiel est une opération différente. Vérifiez l'état de régularisation, le motif de réversibilité, les dates autorisées et les autorisations avant d'agir. Les réversibilités normale et négative diffèrent par les chiffres de transaction, et non par le besoin de corriger l'erreur comptable d'origine. L'édition et la configuration du code société déterminent les fonctions disponibles.
Identifier le module source
La première étape consiste à déterminer le module d'origine de la saisie incorrecte. Une écriture journalière financière prend naissance dans le module Comptabilité Financière (FI). À l'inverse, une correction de facture fournisseur provient de la vérification des factures logistiques, composante du module Gestion des Matières (MM). La compréhension du module source est essentielle car les procédures de correction diffèrent sensiblement. Les documents d'apprentissage SAP mis en avant soulignent les parcours de configuration distincts pour la réversibilité des documents dans FI et la gestion des mémoires de crédit et des réversibilités dans MM.
Dans deux scénarios hypothétiques, une saisie FI affectée sur un compte erroné suit le processus de réversibilité FI applicable et de saisie corrigée, tandis qu'une facture fournisseur MM saisie de manière incorrecte est annulée via la vérification des factures logistiques. N'utilisez pas la correction FI de son document comptable comme substitut universel à la réversibilité du processus logistique d'origine.
Distinguer le crédit commercial de la saisie erronée
Il est crucial de différencier un crédit commercial légitime d'une erreur comptable fondamentale nécessitant une réversibilité. Un crédit commercial représente un paiement excessif ou une réduction du montant dû, résultant typiquement d'un retour ou d'une remise. La réversibilité, en revanche, traite une saisie incorrecte, c'est-à-dire une erreur fondamentale dans les registres comptables. Les documents d'apprentissage SAP soulignent cette distinction, notamment dans le contexte de la configuration de la réversibilité des documents.
Envisagez un scénario où un client reçoit un produit endommagé et le retourne pour un remboursement. Cela crée un crédit commercial. Toutefois, si le remboursement a été appliqué incorrectement sur un compte erroné, une réversibilité est nécessaire pour corriger la comptabilité. L'utilisation d'un mémo de crédit pour un crédit commercial est appropriée, tandis qu'une réversibilité est requise pour corriger une erreur comptable.
Vérifier une réversibilité de journal financier
Une réversibilité de journal financier consiste à annuler une transaction précédemment saisie. Cela se fait généralement via la fonction « Réverser le document » dans SAP. Le système crée automatiquement une saisie inverse, annulant effectivement l'entrée originale. Le motif de réversibilité doit être fourni pour expliquer le but de la réversibilité. Comme indiqué dans la documentation SAP, les lignes régularisées ne peuvent pas être réversibles directement ; elles doivent d'abord être réinitialisées.
Une réversibilité compense l'effet de la saisie originale ; elle n'annule pas les transactions ultérieures non liées. Une réversibilité normale augmente les chiffres de transaction débit et crédit, tandis qu'une réversibilité négative autorisée réduit les chiffres associés à la saisie erronée. La réversibilité négative nécessite l'autorisation du code société et un motif de réversibilité approprié. Elle est facultative et ne doit pas être décrite comme empêchant les changements de solde en général.
Vérifier une réversibilité de facture MM
Lorsqu'une facture MM est annulée via la vérification des factures logistiques, le système crée un mémo de crédit en utilisant ses données de facture. Annuler un mémo de crédit crée une facture. L'annulation complète et un mémo de crédit saisi manuellement pour seulement une partie d'une facture répondent donc à des tâches commerciales différentes.
Une annulation ne garantit pas que chaque mouvement de compte historique soit reproduit à l'envers. Par exemple, une couverture de stock modifiée pour un matériau à prix moyen mobile peut entraîner un variance de prix qui s'affiche différemment. La leçon SAP note également que les lignes de document FI ne sont pas automatiquement régularisées par l'annulation de facture MM. Examinez les documents résultants et le processus de suivi applicable.
Tracer deux scénarios de correction
Scénario 1 : Une écriture journalière financière est saisie sur un compte erroné. La voie de correction consiste à réverser la saisie originale puis à saisir une version corrigée. Scénario 2 : Une facture fournisseur est saisie de manière incorrecte. La voie de correction débute dans la vérification des factures logistiques, où la réversibilité de la facture crée un mémo de crédit correspondant.
Dans les deux cas, le principe sous-jacent est d'annuler la transaction incorrecte et de la remplacer par une transaction correcte. Les étapes spécifiques diffèrent selon le module d'origine et la nature de l'erreur.
Vérifier les prérequis liés aux lignes régularisées
Un document contenant des lignes régularisées ne peut pas simplement être réversé via la voie ordinaire de réversibilité de document FI. Vérifiez d'abord le processus applicable de réinitialisation de la régularisation. La réinitialisation de la régularisation modifie l'affectation ou l'état de régularisation ; elle ne supprime pas les lignes comptables originales ni n'efface leur historique.
Le document de régularisation, les paiements associés, l'autorisation et le processus de correction configuré déterminent quelles actions sont appropriées. Préservez les références et examinez les lignes ouvertes résultantes. Considérez cela comme un prérequis de diagnostic, et non comme une instruction pour réinitialiser la régularisation ou réverser un paiement sans discernement.
Préserver les références et la traçabilité audit
Le maintien d'une traçabilité audit complète est primordial lors de la correction de transactions financières. Toutes les activités de réversibilité et de correction doivent être méticuleusement documentées, y compris le motif de la correction, la date de la correction et les personnes impliquées. La préservation des références à la transaction originale assure la traçabilité et la responsabilité.
Cette traçabilité audit est cruciale pour la conformité et les contrôles internes, permettant l'investigation de tout écart ou erreur.
Respecter les règles de correction propres au produit
SAP S/4HANA offre diverses configurations et personnalisations de produit, chacune ayant potentiellement des règles de correction uniques. Il est essentiel de comprendre et de respecter ces règles propres au produit pour garantir que le processus de correction est mené correctement. Ces règles peuvent dicter les méthodes de réversibilité autorisées, la documentation requise ou les périodes d'écriture permises.
Par exemple, certaines versions de produit peuvent avoir des restrictions sur la réversibilité négative ou nécessiter des motifs de réversibilité spécifiques.
Points à vérifier
- Vérifiez le module d'origine de la saisie incorrecte.
- Distinguez un crédit commercial d'une saisie erronée.
- Pour une erreur FI, vérifiez si la voie de réversibilité applicable et de saisie corrigée est autorisée.
- Distinguez l'annulation complète d'une facture MM d'un mémo de crédit manuel partiel.
- Vérifiez si la régularisation doit être réinitialisée avant la réversibilité du document ; ne supprimez pas les lignes d'origine.
- Vérifiez l'exhaustivité de la traçabilité audit.
- Respectez les règles de correction propres au produit.
- Confirmez que le motif de réversibilité correct est fourni.
Champ d’application
Ce guide sépare les tâches de correction FI et d'annulation de facture MM ; il ne constitue pas une procédure de configuration universelle. L'édition, les paramètres du code société, les périodes d'écriture et les autorités déterminent la voie disponible. La réversibilité négative est facultative. L'annulation de facture MM peut générer des mouvements de compte différents lorsque les conditions d'évaluation ont changé et ne régularise pas automatiquement les lignes FI. Les deux scénarios sont hypothétiques, non des tests système exécutés.