Universal Journal की रिपोर्ट: योग से पहले चयन का दायरा जाँचें
SAP रिपोर्ट की तुलना का क्रम: संगठन, ledger, वित्तीय अवधि, मुद्रा का माप और प्रविष्टियों का विवरण।
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संक्षिप्त उत्तर
दो SAP रिपोर्ट में अलग योग हो तो पहले उनके चयन का दायरा समान करें। स्रोत, company code, ledger, वित्तीय वर्ष और अवधि, मुद्रा का माप, संगठन के फ़िल्टर तथा परिणाम का विवरण लिखें। Universal Journal वास्तविक FI और CO प्रविष्टियों को ACDOCA में जोड़ता है, लेकिन एक स्रोत होने से सभी रिपोर्ट के चयन और माप समान नहीं हो जाते। बड़े योग से पहले एक पहचानी जा सकने वाली प्रविष्टि की तुलना करें। इससे डेटा का वास्तविक अंतर, फ़िल्टर, मुद्रा, समूह या रिपोर्ट की परिभाषा के अंतर से अलग समझा जा सकता है।
साझा स्रोत का अर्थ समझें
Universal Journal वास्तविक वित्तीय लेखांकन और नियंत्रण की प्रविष्टियाँ ACDOCA में एकत्र करता है। साझा आयाम अलग क्षेत्रों का विश्लेषण और मूल प्रविष्टि तक पहुँच आसान बनाते हैं। फिर भी हर अनुप्रयोग, बाहरी निर्यात या विश्लेषण का माप समान चयन नहीं दिखाता। पहले समझें कि हर रिपोर्ट कौन सा स्रोत पढ़ती है और क्या दर्शाती है। उसका योग उसकी अपनी परिभाषा के अनुसार पढ़ें, पूरे जर्नल के सभी मानों का बिना सीमा जोड़ मानकर नहीं। संख्या का अर्थ रिपोर्ट के संदर्भ से तय होता है।
प्रश्न और परिणाम का स्तर तय करें
व्यावसायिक प्रश्न एक वाक्य में लिखें, जैसे किसी अवधि में कंपनी की प्रविष्टियाँ तुलना करना या किसी लागत केंद्र के खर्च समझना। फिर तय करें कि परिणाम की एक पंक्ति क्या है। दस्तावेज़ की प्रविष्टि, खाते का उप-योग और कंपनी का कुल योग अलग प्रश्नों के उत्तर हैं। आवश्यक कार्य के लिए समर्थित रिपोर्ट या विश्लेषण दृश्य चुनें। जाँच में यही विवरण स्तर बनाए रखें। बीच में प्रविष्टियों से शेष राशि पर जाने से कोई रिकॉर्ड गायब हुए बिना भी अंतर दिखाई दे सकता है।
संगठन का दायरा मिलाएँ
दोनों रिपोर्ट में company code और अन्य संगठन आयाम मिलाएँ। लागत केंद्र, लाभ केंद्र और खंड के उद्देश्य अलग हैं; वे एक दूसरे के विकल्प फ़िल्टर नहीं हैं। केवल एक आयाम का चयन पूरी कंपनी के योग के बराबर होना आवश्यक नहीं है। स्क्रीन पर दिखे फ़िल्टर के साथ सहेजे गए विकल्प और आरंभिक मान भी देखें। चयनित वस्तुओं की वास्तविक पहचान लिखें, केवल परिचित नाम नहीं। इससे कोई सहकर्मी उसी संगठन दायरे को अनुमान लगाए बिना फिर चुन सकता है।
Ledger और वित्तीय अवधि जाँचें
योग पर चर्चा से पहले चयनित ledger, वित्तीय वर्ष और अवधि जाँचें। समानांतर ledgers अलग लेखांकन दृष्टिकोण दर्शा सकते हैं, इसलिए दृष्टिकोण स्पष्ट किए बिना उन्हें जोड़ना या तुलना करना भ्रामक है। यह भी देखें कि वित्तीय अवधि चुनी है या कैलेंडर की तारीखों का अंतराल। रिपोर्ट के विकल्प और संगठन का वित्तीय कैलेंडर प्रयोग करें। किसी महीने का परिचित नाम सभी संगठनों में समान सीमा की गारंटी नहीं देता। सही तुलना के लिए वास्तविक चयन मान चाहिए।
मुद्रा का समान माप लें
राशि के साथ मुद्रा और मुद्रा का प्रकार पढ़ें। दस्तावेज़ मुद्रा, company code की मुद्रा और दूसरी रिपोर्टिंग मुद्रा अलग माप हैं। एक ही प्रविष्टि की कई राशि वाले कॉलम को स्वतंत्र लेनदेन मानकर नहीं जोड़ना चाहिए। दोनों तरफ समान उपलब्ध माप चुनें और निर्यात करते समय उसकी इकाई रखें। रूपांतरण हो तो रिपोर्ट में निर्धारित आधार लिखें। केवल दो योग बराबर करने के लिए अपनी ओर से विनिमय दर की ऐसी सुधार राशि न बनाएँ जिसका रिपोर्ट से संबंध न हो।
समूह और योग की प्रक्रिया देखें
समूह की कुंजियाँ देखें और पहचानें कि हर पंक्ति विवरण है या पहले से बना योग। उप-योग को उसकी मूल पंक्तियों के साथ जोड़ने से वही जानकारी दो बार गिनी जाती है। विवरण तालिका से बाहरी जोड़ भी प्रविष्टि दोहरा सकता है यदि उसकी खोज कुंजी अनोखी न हो। अपेक्षित परिणाम स्तर तय करें और माप के समूह बनने की प्रक्रिया समझें। छोटे हिस्से की जाँच पहले करें। बड़े योग का अंतर अकेले साझा लेखांकन स्रोत में गलत रिकॉर्ड होने का प्रमाण नहीं है।
एक प्रविष्टि दोनों रिपोर्ट में खोजें
दोनों रिपोर्ट में मिल सकने वाली एक प्रविष्टि चुनें और अनुमति वाले रिपोर्टिंग उपकरण से उसका विवरण खोलें। company code, वित्तीय वर्ष, दस्तावेज़, वस्तु और ledger के दृष्टिकोण जैसी ज़रूरी पहचान रखें। समान फ़िल्टर में राशि और आयाम की तुलना करें। प्रविष्टि केवल एक तरफ दिखे तो चयन, डेटा अपडेट, अधिकार और स्रोत की परिभाषा देखें। यह कई फ़िल्टर एक साथ बदलते रहने से बेहतर प्रश्न देता है; वरना बड़े योग कभी संयोग से बराबर हो सकते हैं और कारण अज्ञात रहता है।
दोहराई जा सकने वाली तुलना लिखें
रिपोर्ट के नाम, चयन विकल्प, निर्यात समय, मुद्रा माप और समूह नियम लिखें। संगठन के सामान्य अधिकार नियमों के अनुसार अलग प्रविष्टि या योग का छोटा उदाहरण रखें। पैरामीटर कार्ड शिक्षण उदाहरण है; वह किसी वास्तविक कंपनी के खाते, मुद्रा या ledger तय नहीं करता। इस जानकारी से सहायता दल समस्या दोहरा सकता है। एक बार में एक चयन बदलें और उसका प्रभाव लिखें। अंतिम व्याख्या में कारण होना चाहिए, केवल कोई नया बराबर दिखने वाला योग नहीं।
Report/source: selected reporting application
Company code: selected company code
Ledger: selected ledger perspective
Fiscal year/period: selected fiscal interval
Amount: selected measure + currency type
Organizational filters: recorded identifiers
Output grain: line item / account / company
Extraction time: recorded timestampक्या जाँचें
- स्रोत, company code, ledger, वित्तीय अवधि और संगठन फ़िल्टर समान करें।
- समान राशि का माप लें और उसकी मुद्रा तथा मुद्रा प्रकार रखें।
- विवरण पंक्तियों, उप-योग और कुल योग का स्तर न मिलाएँ।
- एक पहचानी गई प्रविष्टि खोजें और तुलना दोहराने के लिए चयन लिखें।
उपयोग की सीमाएँ
रिपोर्ट, माप, आयाम और अधिकार SAP के संस्करण तथा विन्यास पर निर्भर हैं। यह सामग्री रिपोर्ट का अंतर समझाती है; लेखांकन नीति या प्रविष्टि बदलने का निर्देश नहीं देती। किसी उत्पादन रिपोर्ट को चलाने या उसकी गति मापने का दावा नहीं है।